La nouvelle BDNS sera bientôt en service.

C’est pourquoi la SPORTdb sera mise hors service dès le mardi 22 novembre 2022 à 17h pour l’ensemble des utilisatrices et utilisateurs.

À compter du 22 novembre 2022 à 17h et jusqu’à votre enregistrement dans la nouvelle BDNS, vous ne pourrez plus administrer aucune offre J+S. La tenue du contrôle des présences sera également impossible durant cette période. Veuillez en informer votre équipe de monitrices et moniteurs et leur demander de finaliser d’ici au 21 novembre 2022 les contrôles de présences qui peuvent l’être.

Onboarding

Les données d’accès seront envoyées aux coachs J+S et à la direction de leurs organisations par courriel vraisemblablement entre le 2 et le 7 décembre 2022. Nous vous prions également de contrôler régulièrement la messagerie que vous utilisez en tant que coach J+S à compter du 2 décembre 2022, et de procéder à l’enregistrement dans la nouvelle BDNS dès que vous aurez reçu vos données d’accès. Les codes envoyés pour l’enregistrement sont valables 120 heures. Une fois l’enregistrement réussi, vous pourrez adresser les données d’accès à la nouvelle BDNS à votre équipe de monitrices et moniteurs. Vous recevrez des instructions détaillées à cette fin peu avant la mise en service.

Administration des offres J+S dans la nouvelle BDNS

Le processus d’administration des offres dans la formation des jeunes n’a pas changé fondamentalement même si certaines de ses étapes ont été optimisées dans la nouvelle BDNS. Il sera par exemple possible d’afficher les chevauchements sur l’ensemble des offres en cours de votre organisation. De plus, votre équipe de monitrices et moniteurs disposera bientôt d’une toute nouvelle application «Mobile NDS», simple et conviviale, qui lui facilitera la tenue du contrôle des présences et remplacera l’actuelle application «CdP mobile». Vous aurez aussi la possibilité, une fois votre offre autorisée, de commander du matériel de prêt J+S directement dans la BDNS. Attention: la commande devra toujours être passée au moins cinq semaines avant la date de livraison souhaitée et l’offre J+S devra toujours avoir été autorisée par l’instance compétente préalablement à la commande.

Migration des données

Voici le récapitulatif des données de votre organisation qui migreront dans la nouvelle BDNS:

• Dans une première étape, toutes les offres J+S qui ont démarré après le 1er octobre 2012 vont migrer lors de la mise en service de la nouvelle BDNS. Les anciennes offres (clôturées) migreront ultérieurement et ne seront donc pas encore visibles dans les biographies.
• Les données de toutes les personnes dont les noms apparaissent dans des offres J+S clôturées ou en cours seront migrées.
• Toutes les organisations ayant clôturé au moins une offre J+S depuis le 1er décembre 2019 seront transférées avec le statut «actif» (toutes les autres le seront avec le statut «archivé».)
• Un coach J+S et une direction d’organisation vont migrer pour chaque organisation disposant du statut «actif». Il s’agira du coach J+S et de la direction d’organisation associés à l’offre la plus récente (à partir du statut «autorisé»). Ces personnes recevront de notre part les données d’accès à la nouvelle BDNS. Dans les organisations comportant plusieurs coachs J+S actifs, il reviendra à la ou au coach J+S dont les données ont été migrées d’ajouter de manière autonome les autres coachs J+S après la mise en service de la nouvelle BDNS.
• En principe, seuls les comptes «actifs» vont migrer. Les comptes des organisateurs des groupes d’utilisateurs (GU) 1, 2 et 3 qui ne sont pas manifestement établis au nom de l’organisation ne vont pas migrer. Pour les organisations des GU 4 et 5, seul le compte «étranger» utilisé en dernier va migrer.

Le paiement des offres ne sera plus arrondi au franc, mais calculé au centime près. Pour les offres qui ont migré, cela peut entraîner des différences d’arrondi (cours et camps J+S) entre les montants qui s’affichent dans la BDNS et les fichiers pdf.

Instructions destinées aux coachs J+S pour la phase précédant la mise en service de la nouvelle BDNS

Offres J+S (cours et camps J+S)

Ouvrir une offre J+S
Au moment de la migration, la SPORTdb ne devra contenir aucune offre avec le statut «ouvert» ou «libéré pour autorisation», ni de cours et de camps annoncés ultérieurement avec le statut «autorisation en cours». La saisie de nouvelles offres dans la SPORTdb sera bloquée à partir du 20 novembre 2022 et jusqu’à la mise en service de la nouvelle BDNS de manière à ce que les instances compétentes puissent encore autoriser les nouvelles offres dans les temps.

Merci donc de procéder en amont à la saisie des nouvelles offres qui devraient débuter durant la phase transitoire entre les deux systèmes.

Clôturer des cours et des camps J+S
Lors de la migration, les cours et les camps portant le statut «CdP clôturé» seront rouverts pour autant que ces offres possèdent encore le statut «Saisir les données effectives». Nous vous remercions, pour ces offres, de clôturer de nouveau le contrôle des présences dans la nouvelle BDNS.

Formation de base et formation continue des monitrices et moniteurs J+S

Les inscriptions à des cours ou modules de formation seront bloquées entre le 14 novembre 2022 et la mise en service de la nouvelle BDNS.

Formation et support

Nous avons conçu un programme d’apprentissage en ligne complet pour que vous puissiez vous familiariser avec la nouvelle BDNS avant sa mise en service. Outre des vidéos et des instructions, ce programme comprend des aides ainsi que des trucs et astuces. Nous vous invitons à prendre environ une heure avant la mise en service de la nouvelle BDNS pour le passer en revue.

E-Learning: Banque de données nationale pour le sport BDNS Coach J+S

Nous avons aussi élaboré un programme d’apprentissage en ligne pour vos équipes de monitrices et moniteurs J+S. Il sera disponible en ligne sur le site de J+S dès la fin octobre, accompagné de diverses instructions et aides. Une FAQ est également en cours de préparation.